Klachtenregeling Nijkamp Advocatuur

Klachtenregeling

Nijkamp advocatuur hecht grote waarde aan de tevredenheid van haar klanten. Ons kantoor zal er alles aan doen om u zo goed mogelijk van dienst te zijn. Toch kan het voorkomen dat u ontevreden bent over een bepaald aspect van de dienstverlening. Op verzoek kan de toepasselijke klachtenregeling worden verzonden.

Artikel 1 Begripsomschrijving

Klacht: Elke redelijkerwijs als zodanig aan te merken, mondeling of schriftelijk gedane uitlating van ongenoegen betreffende de dienstverlening door de advocaat of andere medewerkers van Nijkamp advocatuur, door of namens de klant kenbaar gemaakt. Hiertoe behoren ook klachten over de financiële aspecten van de dienstverlening.

Klager: De klant of diens vertegenwoordiger die een klacht uit.
Advocaat: De advocaat tegen wie de klacht gericht is.
Medewerker: De medewerker (niet-advocaat) tegen wie de klacht gericht is.
Klachtenregeling: De door Nijkamp advocatuur vastgestelde regeling voor interne klachtbehandeling zoals opgenomen in dit document.
Klachtenfunctionaris: De functionaris en zijn eventuele waarnemer aan wie de controle op de naleving van de klachtenregeling, het adviseren en begeleiden bij of het overnemen van de klachtbehandeling is opgedragen.
Klachtenregistratieformulier:

Het interne formulier ter uitvoering van de in de klachtenregeling vastgelegde procedure.

Artikel 2 doelstellingen

De doelstellingen van de klachten- en evaluatieregeling zijn:

Het binnen redelijke termijn op een constructieve wijze afhandelen van klachten van klanten.
Behoud en verbetering van relaties met klanten door middel van goede klachtenbehandeling.
Advocaten en medewerkers trainen in en bijstaan bij klantgericht reageren op klachten.
Verbeteren van de kwaliteit van de dienstverlening door middel van het analyseren en evalueren van de klacht en door het doen van aanbevelingen.

Artikel 3. Informatie bij aanvang dienstverlening

Deze klachtenregeling is openbaar gemaakt. Nijkamp advocatuur wijst de klant voor het aangaan van de overeenkomst van opdracht erop dat Nijkamp advocatuur een kantoorklachtenregeling hanteert en dat deze van toepassing is op de dienstverlening.
Klachten als bedoeld in artikel 1 van deze klachtregeling die na interne behandeling als bedoeld in artikel 4 niet zijn opgelost, worden voorgelegd aan de Geschillencommissie Advocatuur consumenten en advocatuur zakelijk.

Artikel 4 Interne klachtprocedure

Wanneer een klant op enigerlei wijze het kantoor benadert met een klacht, worden de advocaat respectievelijk de betrokken medewerker daarvan direct in kennis gesteld.
Indien een klant Nijkamp advocatuur benadert met een klacht, dan wordt de klacht doorgeleid naar Nieske Nijkamp, die daarmee als klachtfunctionaris optreedt. Is de klacht gericht op het functioneren van Nieske Nijkamp zelf, dan kan op verzoek van klager een externe advocaat (niet werkzaam bij Nijkamp advocatuur) als klachtenfunctionaris worden aangewezen.
De klachtenfunctionaris stelt degene over wie is geklaagd in kennis van het indienen van de klacht en stelt de klager en degene over wie is geklaagd in de gelegenheid een toelichting te geven op de klacht.
Degene over wie is geklaagd, tracht samen met de klant tot een oplossing te komen al dan niet na tussenkomst van de klachtenfunctionaris.
De klachtenfunctionaris handelt de klacht af binnen vier weken na ontvangst van de klacht of doet met opgave van redenen mededeling aan de klager over afwijking van deze termijn met vermelding van de termijn waarbinnen wel een oordeel over de klacht wordt gegeven.
De klachtenfunctionaris stelt de klager en degene over wie is geklaagd schriftelijk op de hoogte van het oordeel over de gegrondheid van de klacht, al dan niet vergezeld van aanbevelingen.
Indien de klacht naar tevredenheid is afgehandeld, tekenen de klager, de klachtenfunctionaris en degene over wie is geklaagd het oordeel over de gegrondheid van de klacht.

Artikel 5 geheimhouding en kosteloze klachtbehandeling

De klachtenfunctionaris en degene over wie is geklaagd nemen bij de klachtbehandeling geheimhouding in acht.
De klager is geen vergoeding verschuldigd voor de kosten van de behandeling van de klacht.

Artikel 6 verantwoordelijkheden klachtenfunctionaris

De klachtenfunctionaris is verantwoordelijk voor de tijdige afhandeling van de klacht.
Degene over wie is geklaagd houdt de klachtenfunctionaris op de hoogte over eventueel contact en een mogelijke oplossing.
De klachtenfunctionaris houdt de klager op de hoogte van de afhandeling van de klacht.
De klachtenfunctionaris houdt het klachtdossier bij.
De klachtenfunctionaris registreert de klacht en het klachtonderwerp en kan de klacht waar nodig in meerdere onderwerpen indelen.

Nijmegen, 5 januari 2024